Registrar un pago

Mis datos

Quién recibe qué

• Los recordatorios de un pago le llegan a quien lo registró, al correo que ponga aquí.
• Si no has puesto correo, el pago se guarda igual pero no te llega nada.
• El aviso se repite cada día hasta que alguien marque Ya llegó o cambie el estatus a pagado.
• En el correo nunca van números de tarjeta ni de cuenta: sólo el nombre de la cuenta.

La línea que seguimos

El cliente es el dueño del bien, no quien saca el dinero. Si el predial de un terreno de MMTU lo paga una empresa, el cliente sigue siendo MMTU y la empresa va en el paso 2.

Corregir con qué tarjeta se pagó

Pasa seguido: se captura el pago y después resulta que salió de otra cuenta. No hay que borrar ni volver a capturar.

• En Lo registrado, la columna Pagado desde es un desplegable: le das clic y eliges la correcta.
• Se guarda solo. El recuadro se pone verde un momento y todos lo ven al instante.
• Debajo queda quién lo cambió y cuándo, y eso también sale en el CSV.
• Las opciones son las cuentas y tarjetas de ese cliente y ese país, más efectivo y otra cuenta.

Cuando un pago se reparte entre clientes

El cliente del paso 1 sigue siendo el dueño del bien. El reparto dice quién absorbe el gasto, que no siempre es el mismo.

• En el paso 5, marca Se reparte entre varios y pon el porcentaje de cada quien.
• La barra te muestra cuánto le toca en pesos a cada cliente conforme escribes.
• Partes iguales reparte parejo entre los que ya tienen porcentaje, y cuadra el centavo que sobra.
• No deja guardar si no suma 100%.

En el CSV sale una columna de importe por cliente (Importe RTU, Importe ITU…), para que se pueda sumar por quien le tocó pagarlo.

Anticipos, parcialidades y finiquitos

• Pagado completo — se liquidó de una vez.
• Anticipo — el primer pago de un trabajo que sigue.
• Pago parcial — un abono de en medio.
• Finiquito — el último, con el que queda saldado.
• Programado — todavía no se paga. Pendiente de comprobante — ya se pagó pero falta el papel.

En anticipo, parcial y finiquito se abre el campo Total del trabajo. Ponlo y la pantalla te dice sola cuánto falta por pagar, y queda en el CSV en su propia columna.

Las compras que todavía no llegan

Cuando registres una compra de Amazon, de una tienda o de cualquier cosa que venga en camino, marca Sí, viene en camino en el paso 5 y pon cuándo llega y a qué casa.

• Aparece en la pantalla Por llegar, ordenada por fecha, con el número en rojo en el menú.
• Desde tres días antes te sale un aviso al entrar, y sigue saliendo si ya se pasó la fecha.
• Cuando llegue, dale Ya llegó: queda la fecha real y quién lo confirmó.
• Si se retrasó, Se retrasó le recorre la fecha tres días y sigue vigilándola.

El detalle de una compra

Toda compra es un gasto, y todo gasto sale de una cuenta. Cuando el registro es una compra — o un gasto del cliente — se abre el bloque ¿Dónde se compró?.

• Qué se compró exactamente. Con modelo, color y cantidad: dentro de un año nadie se acuerda.
• La tienda o la página, de una lista separada por país. Si es de Estados Unidos queda marcado así.
• De quién es la cuenta con la que se compró y con qué correo está dada de alta. Eso es lo que después permite rastrear un pedido, hacer una devolución o reclamar una garantía.
• El número de pedido y la liga del producto, pegada completa.

Nunca se captura la contraseña de esa cuenta ni el número de la tarjeta con la que se pagó: sólo de quién es y con qué correo.

Los dos comprobantes

• Comprobante de la solicitud: con qué se pidió el gasto — la autorización, el correo, el vale.
• Comprobante de la compra: lo que prueba que ya se pagó — el ticket, la factura, el recibo.

PDF o imagen, hasta 20 MB cada uno. Se guardan dentro de la página y quedan a un clic en la tabla. La liga del comprobante es distinta: ésa es para un archivo que ya vive en Drive, y es la única que viaja al CSV, porque se puede abrir desde fuera.

Cómo pasa a Google Sheets

1. Entra a Lo registrado y filtra lo que quieras bajar, o déjalo sin filtro para bajar todo.
2. Dale a Bajar para Google Sheets. Se descarga un archivo .csv.
3. En Google Sheets: Archivo → Importar → Subir y elige Reemplazar hoja actual.

Las columnas del CSV salen en el mismo orden que la hoja BASE PARA TRABAJAR del rastreo, para que peguen sin acomodar nada.

Los avisos por correo

1. Entra a Mi perfil y pon tu correo. Es lo único que hace falta.
2. Al registrar un pago, en el paso 5 marca Sí, avísame y di cuántos días antes.
3. El aviso sale sobre la fecha de llegada si la compra viene en camino, o sobre la fecha del pago si lo dejaste programado.
4. Te llega cada mañana hasta que alguien marque Ya llegó o cambie el estatus a pagado.

El recordatorio le llega a quien lo registró, no a todos. Si además quieres el resumen de todo lo tuyo cada mañana, préndelo en Mi perfil.

Tu acceso

• Entran nada más Deyanira, Mónica, Blas y Prissila, cada quien con su usuario y su contraseña.
• Cada pago queda firmado con el nombre de quien lo capturó. No se puede registrar a nombre de otro.
• Recuérdame deja la sesión abierta en ese equipo. En una computadora compartida, no lo marques.
• El botón Salir está arriba a la derecha.

El acceso sirve para saber quién capturó qué. Lo que de verdad protege la información es a quién se le comparte la liga.

Nunca se captura aquí

• Números completos de tarjeta o de cuenta bancaria.
• Contraseñas, NIPs ni claves de banca en línea.

Sólo el nombre de la cuenta (BanBajío, Citi Prestige, JPM) y números de servicio, póliza o referencia. Lo demás vive en otro lado, con otros permisos.